Hoe een ERP-implementatie te beheren

ERP-implementaties kunnen uitlopen in tijd, het budget overschrijden, niet de gewenste resultaten opleveren, enzovoort. Het klinkt bijna als denken in een zwart gat. Misschien is dat de reden waarom ik op LinkedIn steeds vaker zie dat projecten worden gedeeld als live of afgerond, na het overwinnen van moeilijkheden.

The Next Digitals is ontstaan vanuit een ander perspectief. We willen in de praktijk echt iets anders laten zien dan gevestigde partijen. Het is tijd om te delen hoe wij de ideale projectmethodologie voor een ERP-implementatie benaderen.

Een stukje realiteit

Ik zal niet liegen, zelfs onze projecten kunnen zich anders voltrekken dan bedoeld. Het ligt niet aan de klant, niet aan de technologie, niet aan de verkoopfase en zeker niet aan ons 😊… het is vaak een samenspel van verschillende factoren. Gebaseerd op de overtuiging dat hetzelfde project dat door verschillende projectmanagers wordt gemanaged, verschillende resultaten zal opleveren. De hierboven genoemde zwarte-gatenmethode is een van de suggesties die we kunnen gebruiken om het project efficiënt van de grond te krijgen.

Naar mijn mening is de grootste uitdaging van een ERP-implementatie dat het van nature niet beheersbaar is. Laat me een beeld schetsen om dit te illustreren.

Stel je voor dat je een huis laat bouwen. Je bent het eens over elk detail van hoe het zal worden gebouwd. Dit kan goed werken door de expertise van de architect, de bouwer en jouw voorkeuren te verwerken in de bouwtekeningen, materialen en gedetailleerde specificaties. Als je later besluit dat je een extra raam in de garage wilt, moet je extra betalen of ben je te laat. Het huis wordt aan jou opgeleverd en vanaf dat moment is het aan jou om het in te richten, er te gaan wonen en eventuele aanpassingen te doen.

Neem nu een ERP-implementatie. Het is onmogelijk om elk detail te specificeren van hoe het zal worden gebouwd. Het is gewoon te complex, niet erg visueel, contextafhankelijk en de kennis en expertise die erbij komen kijken variëren aanzienlijk. Als je later een extra functionaliteit aanvraagt, blijkt dat de extra kosten niet de enige impact zijn. En als het ERP wordt opgeleverd, willen we dat het wordt ingericht, dat gegevens worden gemigreerd en dat we niet van plan zijn om zelf veel aanpassingen te doen.

Het belangrijkste verschil tussen deze voorbeelden ligt in wat ik “communiceerbaarheid” noem en “als het kleding zou zijn, zouden we het meteen willen dragen”.

Het doel voor ogen houden

Al geruime tijd zijn we proactief in onze dienstverlening nadat we de bedrijfsdoelstellingen van onze klanten hebben begrepen. Een ERP is uiteindelijk slechts een hulpmiddel, het is bedoeld om uw doelstellingen in uw core business te bereiken. Laten we dat grotere doel voor ogen houden tijdens het implementatieproject. Het belangrijkste document in ons project is het document waarin we dit doel opschrijven, door het gewenste resultaat in (een half) A4-tje te beschrijven, weten we waar we naartoe werken. Iedereen die dat A4-tje leest, moet begrijpen waarom we het project doen en wanneer het als succesvol wordt beschouwd.
Een project transformeert de huidige situatie in de gewenste situatie.

Let op! Methoden zoals de Five Whys kunnen nodig zijn om het gewenste resultaat nauwkeurig te definiëren. Termen als ” Meer inzicht” of “toekomstbestendig” die een rookgordijn opwerpen, kunnen overboord worden gegooid. Als je een doelgericht projectteam wilt inspireren, kies dan dwingende woorden, maar formuleer ze wel concreet.

Anders organiseren

Tot slot is een bewezen maatregel om tijd- en kostenoverschrijdingen te voorkomen het anders organiseren van je planning. Ik garandeer je dat als we afspreken hoeveel dagen per week, welke dagen van de week en met welke teamleden, we het project op de door jou gewenste deadline kunnen opleveren. Het geraamte zal er altijd zijn, maar de binnenkant kan anders zijn door de succesfactor van de eerder genoemde methode. Zie het als tijd en budget zijn niet langer de variabele, maar de deliverables wel.

Ik kan niet bepalen hoeveel gegevens, workflows, integraties, rapporten, enz. we zullen kunnen opzetten. Dat hangt af van het succes van de samenwerking binnen ons team. Wat ik wel weet is dat we in de weken en dagen die we als team hebben, toegewijd zullen werken om de juiste stappen te zetten op weg naar livegang. Live gaan is echter niet het moment waarop wij of jullie klaar zijn. We kennen organisaties die twee jaar na livegang blijven werken aan verschillende elementen, waaronder elementen die al tijdens het project waren geïdentificeerd. Het is een avontuurlijke mindset, maar wel de meest effectieve.

Door dit te doen, vergroot The Next Digitals de haalbaarheid van het project en overbrugt het de kloof tussen het project en de ondersteuning. Eerlijk gezegd zie ik het verschil niet meer.

Als je hier meer over wilt weten, als je het er niet mee eens bent, of als je er verder over wilt praten, voel je dan vrij om commentaar te geven of contact met me op te nemen.